Tag udgangspunkt i hvad jeres ledelsessystem skal understøtte i dag og om tre til fem år. Vurder hvor modent jeres ledelsessystem er, hvilke krav virksomheden skal leve op til, og hvordan I ser på vækst.
Sammenlign derefter forskellige IT-løsninger til ledelsessystemet ud fra brugervenlighed, tilpasningsevne, skalerbarhed, sammenhæng, sikkerhed og langsigtethed. Undersøg også hvor godt løsningen fungerer i jeres eksisterende digitale miljø.
Et digitalt ledelsessystem skal gøre det nemt at gøre det rigtige i hverdagen. Med det rette valg får I en løsning der vokser med virksomheden og holder over tid.
Guiden hjælper jer med at indkredse behovene og sammenligne alternativerne.
Ledelsessystemets modenhed påvirker valget af IT-løsning
Det afhænger blandt andet af hvor modent ledelsessystemet er, hvor kompleks virksomheden er, og hvor organisationen er på vej hen. Et godt udgangspunkt er modenhedstrappen med fem niveauer:
- Ad hoc – styringen varetages primært af ejere og ledere. Arbejdsgange er ofte personafhængige og kun delvist dokumenterede.
- Håndteret – arbejdsgangene dokumenteres, ofte ud fra kunders krav om standarder. Procedurer og instruktioner begynder at blive samlet og gjort tilgængelige for flere.
- Implementeret – virksomheden styres ud fra de vigtigste processer. Medarbejderne får bedre støtte til at finde den rette information og forstå hvordan arbejdet hænger sammen.
- Integreret – processerne er koblet til mål og strategi. Der skabes en rød tråd fra overordnede mål til processer, nøgletal og aktiviteter.
- Optimeret – måledata driver løbende udvikling af arbejdsgangene. Ledelsessystemet bliver en aktiv støtte til forbedring, analyse og udvikling af virksomheden.
Modenhedstrappen beskriver hvor systematisk virksomheden arbejder med styring, processer, opfølgning og forbedring, og dermed hvilken systemunderstøttelse der kan være behov for.
Hvilken type systemunderstøttelse har I brug for?
Der findes i dag flere måder at digitalisere et ledelsessystem på. I kan videreudvikle eksisterende værktøjer og intranet, kombinere forskellige løsninger, bygge egne funktioner eller vælge en komplet systemløsning. Det vigtigste er derfor ikke hvordan løsningen er bygget, men hvor godt den dækker virksomhedens behov.
For en mindre organisation med begrænset kompleksitet kan en enklere løsning være helt tilstrækkelig. Når antallet af processer, brugere, lokationer, standarder og lovkrav stiger, bliver kravene til struktur, sporbarhed, rettigheder og vedligeholdelse større.
Tag også organisationens størrelse, geografiske spredning samt certificerings- og lovkrav med i overvejelserne. Flere medarbejdere, flere lokationer og højere krav til certificering stiller større krav til systemunderstøttelsen.
Planlægger I at vokse? Tag ikke kun udgangspunkt i dagens behov. Vælg et system der også fungerer for den virksomhed I ønsker at have om tre til fem år.
Se derfor også på hvad løsningen kræver over tid. Hvem kan ændre den når virksomheden ændrer sig? Hvor afhængige bliver I af enkeltpersoner, konsulenter eller egenudviklet kode? Og hvor nemt er det at opretholde struktur, sikkerhed og sporbarhed når organisationen vokser?
En almindelig faldgrube er at en løsning udbygges trin for trin i takt med væksten, indtil den bliver kompleks og svær at vedligeholde eller skifte ud. Planlægger I vækst, international ekspansion eller nye certificeringer, kan det derfor betale sig at tænke fremtidige behov ind tidligt, mens omstillingen stadig er overskuelig.
Hvor godt fungerer ledelsessystemet i jeres digitale miljø?
Start med at kortlægge de værktøjer som medarbejderne allerede bruger hver dag, for eksempel Teams, Office og SharePoint.
Et godt ledelsessystem fungerer sammen med det eksisterende digitale miljø. Intranet og samarbejdsværktøjer kan stå for kommunikation og samarbejde, mens ledelsessystemet samler styring, sporbarhed og regeloverholdelse og kan spille sammen med andre systemer.
Undersøg konkret hvordan systemet:
- kan starte Teams-chats
- gør det muligt at redigere Office-dokumenter direkte fra ledelsessystemet
- giver detaljeret rettighedsstyring, så følsomme oplysninger kun er tilgængelige for de rette personer
- gør det nemt at søge og finde den rette information
SSeks kriterier når I sammenligner IT-løsninger til ledelsessystemer
1. Brugervenlighed
Systemet skal være nemt at bruge, også for medarbejdere der kun bruger det en gang imellem. Processer, dokumenter, sager og projekter bør være nemme at finde og håndtere i samme system og brugerflade.
Find ud af: Hvor nemt finder en lejlighedsvis bruger den rette information?
2. Tilpasningsevne
Systemet skal kunne tilpasses når virksomheden, kravene og processerne ændrer sig. Det bør kunne ske via konfiguration og eksisterende funktionalitet, uden at hver ændring kræver programmering, eksterne konsulenter eller IT-eksperter.
Find ud af: Hvor meget kan I selv tilpasse når behovene ændrer sig?
3. Skalerbarhed
Systemet skal kunne vokse funktionelt, geografisk og organisatorisk sammen med virksomheden.
Se også på om flere standarder og kravområder kan håndteres i samme ledelsessystem. Det kan for eksempel være ISO 9001, ISO 14001, ISO 13485, ISO 27001, ISO 45001 og IATF 16949. En samlet løsning kan mindske behovet for parallelle systemer og forenkle vedligeholdelsen, især når flere standarder og kravområder skal håndteres på samme tid.
Vurder om systemet kan vokse til flere forretningsområder, enheder og lande og samtidig understøtte flere standarder og kravområder.
4. Rød tråd
Et godt ledelsessystem skaber tydelige sammenhænge fra strategi og mål til processer og operative handlinger.
Find ud af hvordan systemet kobler strategi og mål til processer og operative handlinger.
5. Sikkerhed
Rettighedsstyringen skal give kontrol over adgang, redigering, kvitteringer, e-signaturer og gennemgang.
Find ud af hvordan systemet håndterer rettigheder og følsomme oplysninger.
6. Langsigtethed
Systemets funktionalitet skal kunne opretholdes og udvikles over tid. Vurder derfor også hvordan produktet vedligeholdes, videreudvikles og tilpasses når behovene ændrer sig.
Find ud af hvordan funktionalitet, sikkerhed og udvikling sikres over tid.
Tre spørgsmål at starte med
Når I skal vælge IT-løsning til ledelsessystemet, så start med tre spørgsmål:
- Hvor modent er jeres ledelsessystem i dag?
- Hvilke krav vil virksomheden have om tre til fem år?
- Kan løsningen vokse med jer uden at blive svær at bruge og vedligeholde?
Kan I svare klart på dem, bliver det langt nemmere at vælge det rette niveau af systemunderstøttelse.
Hvornår kan CANEA ONE være et relevant alternativ?
CANEA ONE er CANEAs komplette IT-løsning til ledelsessystemer. Løsningen er bygget på Microsoft-teknologi og understøtter blandt andet dokumenter, processer, sager, styring, sikkerhed og sporbarhed. Samtidig kan CANEA ONE fungere som et knudepunkt i organisationens digitale miljø ved at spille sammen med intranet og andre systemløsninger og gøre information fra ledelsessystemet tilgængelig andre steder.
Med CANEA ONE kan I også arbejde med eksekverbare processer der understøtter det løbende forbedringsarbejde. Det kan for eksempel være afvigelser, risici, audits, reklamationer og forbedringsforslag, hvor aktiviteterne føres videre i strukturerede forløb fra identificeret behov til gennemført og opfulgt handling.
Hvordan kan AI bruges i et ledelsessystem?
Med CANEA Insight kan brugeren søge efter information og interagere med indholdet i ledelsessystemet ved hjælp af kunstig intelligens (AI). Det gør det nemmere at finde relevant information og få svar ud fra det indhold som organisationen har valgt at gøre tilgængeligt.
I bestemmer selv hvilken information CANEA Insight må bruge og præsentere. Indhold der ikke skal være tilgængeligt for tjenesten, kan holdes udenfor.
Systemet kan konfigureres i takt med at virksomheden og kravene ændrer sig. CANEA har 30 års samlet erfaring med forretningsudvikling i forskellige brancher.
Vil I vide mere om vores platform?
Joakim Ahlmén
Key Account manager,
CANEA
