Vellykket afvigelseshåndtering gør problemer til muligheder

Grundlaget for en vellykket håndtering af afvigelser og dermed reducerede omkostninger er enkel rapportering, et klart overblik og effektiv opfølgning. Eller aldrig at lave fejl.

Kontakt os

At lukke øjnene og krydse fingre fungerer ikke i længden

En afvigelse er noget, der adskiller sig fra den normale rutine og kræver tid eller penge at rette op på. Det kan handle om alt fra ødelagt teknologi til forkert information – ting, der direkte eller indirekte kan forårsage skader, sikkerhedshuller, ekstra arbejde eller andre problemer. Arbejdet med systematisk at identificere, rapportere og styre disse risici kaldes afvigelseshåndtering.

Desværre har mange virksomheder slet ikke en nem måde for medarbejderne at rapportere afvigelser på. Dette kan føre til, at en stor del af dem slet ikke bliver rapporteret, men efterlades uadresserede. Men selv i virksomheder, hvor rapporteringen fungerer nogenlunde, er det almindeligt, at afvigelser bliver overset på grund af uklarheder i ansvarsfordeling og arbejdsmetoder.

Udover de åbenlyse ulemper ved ikke at få korrigeret afvigelser, går man også glip af udviklingsmuligheder. Med god rapportering, styring og opfølgning på afvigelser bliver det nemmere at se sammenhængene og de bagvedliggende årsager – værdifuld indsigt, der kan føre til forretningskritiske beslutninger og forbedringer.

Arbejd langsigtet og
få hjælp fra teknologien

Grundlaget for en vellykket afvigelseshåndtering er enkel rapportering, effektive arbejdsgange og klar opfølgning. Det er ikke nok at være god til "brandslukning" – invester hellere i at indføre langsigtede løsninger.

Et eksempel på en effektiv metode til håndtering af afvigelser er udviklet i bilindustrien og kaldes 8D (Eight Disciplines). 8D-metoden er designet til at finde årsagen til et problem, designe en kortsigtet løsning og implementere en langsigtet løsning for at forhindre, at problemet opstår igen.

Udover at gennemgå arbejdsmetoder, kan du med fordel investere i et system til afvigelseshåndtering, der hjælper dig med at prioritere og styre arbejdet i den rigtige retning. Et værktøj til systematisk rapportering, tiltag og opfølgning gør det blandt andet nemmere at lære af de afvigelser, der opstår, så du bliver bedre til at forebygge fremtidige problemer.

Her er nogle af fordelene ved at implementere et system, der understøtter afvigelseshåndtering:

1

Øget rapportering

Giver flere muligheder for forbedringer.

2

Mere effektive arbejdsgange

Giver mindre besvær og administration.

3

Enklere opfølgning

Gør det nemmere at identificere sammenhænge og årsager.

4

Voksende erfaringsbank

Gør det nemmere at lære af sine fejl og udvikle sig.

5

Säkerställd förbättring

Upptäckta avvikelser kopplas till förbättringsarbetet.

Vi har meget, der er organiseret i CANEA ONE; intern revision, ekstern revision, afvigelser, dokumentation og registrering. Det er brugervenligt og nemt.
Filali Bojattouy, Kvalitetschef, NKT Photonics
TEKNOLOGI

Et brugervenligt og
fleksibelt system til afvigelseshåndtering

CANEA Workflow er et værktøj, der automatiserer, kvalitetssikrer og fremskynder sagsprocesser. Det forenkler rapporteringen og samler alle typer afvigelser ét sted. Eksempelvis interne afvigelser, revisionsafvigelser, leverandørafvigelser, produktafvigelser med mere.
 
Analyser, statistik og rapporter i CANEA Workflow giver dig et uovertruffent overblik over processerne. Du kan nemt se, hvad der til enhver tid er i gang, hvad der er forsinket, hvad der prioriteres, hvem der har ansvaret osv. Ingen sager falder længere ned mellem stolene, og du har altid et korrekt beslutningsgrundlag.

Gør det nemt for alle at rapportere afvigelser via elektroniske formularer. CANEA Workflow muliggør rapportering via f.eks. intranet, hjemmeside eller mobilapp.

Samarbejd effektivt internt og med eksterne parter (f.eks. leverandører) direkte i værktøjet i stedet for at sende en masse mails frem og tilbage. Al dialog gemmes sammen med sagen.

De dynamiske og grafiske visninger giver dig mulighed for nemt at overskue afvigelser i realtid. Du kan f.eks. oprette visninger for prioriterede, igangværende, varslede og afsluttede sager – helt efter dine ønsker.

Ved hjælp af den interaktive og visuelle analysemotor kan du følge op på alle afvigelser på en meget effektiv måde. Træk statistik ud og følg op på gennemløbstider, omkostninger og andre KPI’er direkte i systemet. Opret diagrammer og rapporter på den ønskede måde.

Via appen kan alle medarbejdere nemt rapportere nye afvigelser, samt følge og diskutere allerede igangværende sager. Tilgængelig til både Android og iOS.

Alle handlinger kan spores, og vigtige begivenheder logges med dato, tidsstempel og navn. Til hver sag hører en log med historik, hvor det er nemt at følge, hvilke ændringer, der er foretaget.

Konfigurer systemet direkte i browseren, så formularlayout, indstillinger, flows, forretningslogik og regler passer til dine ønsker. Det kræver ingen særlige IT-kompetencer, men kan styres direkte af virksomheden.

Du kan nemt knytte dokumenter og andre vigtige filer til dine sager. Filerne kan administreres med funktioner til versionsstyring, rettighedsstyring og online visning.

CANEA Workflow advarer, hvis afvigelser ligger for længe, eller hvis handlingsdatoen er overskredet. Indtil grænser for gennemløbstid for de forskellige trin i sagsforløbet og modtag påmindelser via e-mail eller advarsler via SMS (tillægstjeneste).

En del af en
samlet løsning

CANEA Workflow er et af fem brugervenlige moduler, der indgår i vores platform CANEA ONE. Modulerne kan sagtens bruges hver for sig, men tilsammen udgør de et samlet system til effektiv virksomhedsledelse, der forbinder strategier, projekter, processer, sager og dokumenter.

Læs mere om CANEA ONE
it-losningar-avvikelsehantering-canea-kan
ERFARING

CANEA er
mestre i afvigelses-håndtering

For at afvigelseshåndteringen skal blive en succes, skal arbejdsmetoden tilpasses din organisations behov og situation med hensyn til f.eks. ressourcer, aktiviteter, information og nøgletal. Vi har mange års erfaring med at designe og optimere afvigelsesprocesser og tilbyder ikke kun en komplet IT-løsning, men også viden i form af kurser og kyndige konsulenter.

Læs mere

Nogle af vores kunder

Siden starten har vi hjulpet hundredvis af organisationer med at blive mere effektive og lønsomme. Her er nogle eksempler på dem, vi har arbejdet med indtil videre.

Vil du vide, hvad
vi kan gøre for dig?

I 30 år har vi hjulpet organisationer med at udvikle sig. Kontakt vores eksperter for en demo, prisinformation eller mere materiale om CANEAs produkter og services på området.

Kontakt os