Dokumentstyring

Smart dokumentstyring betyder ikke kun fuld kontrol over adgang, versioner og redigeringshistorik – det giver ro i sindet og eliminerer unødvendige omkostninger.

Orden sparer tid og penge

Det er irriterende, når man endelig finder et dokument, og er usikker på, om det er den seneste version. Det fører til unødvendige omkostninger i form af spildtid og ekstra arbejde, når der ikke er styr på dine digitale dokumenter.

Det skyldes, at vigtige dokumenter ofte ligger spredt flere steder såsom Microsoft Teams, e-mail, cloud-tjenester, egne servere, intranet med mere. Læg dertil, at mængden af information inden for en typisk stor dansk virksomhed fordobles hurtigere, end man kan sige "copy/paste".

Okay, vi har ingen beviser for det sidste, men det er et ubestridet faktum, at mange har problemer med deres dokumentstyring. Når der oprettes kopi efter kopi, som deles frit i forskellige kanaler, er det svært at holde styr på, hvor den seneste version er. For ikke at tale om at bevare kontrollen over, hvem der skal have læse- og redigeringsrettigheder.

Styr på tingene lige fra start

Grundlaget for at håndtere dokumenter, så arbejdet lettes, er at have en forståelig og gennemtænkt struktur. Dette sparer ikke kun tid, men er også vigtigt ud fra et sikkerhedsperspektiv. Og det skal være nemt at holde orden for alle typer brugere, også for dem med mindre computererfaring.

Et vigtigt skridt på vejen er at anskaffe et værktøj, der gør søgningen nemmere og hjælper brugeren til at gøre det rigtigt. Det skal være så fleksibelt, at det kan håndtere alle forskellige typer dokumenter. Håndtering, søgning, henvisningsflows og egenskaber varierer ofte afhængigt af, om dokumentationen handler om ledelsessystemer, projekter, produkter eller markedsføringskommunikation.

Her er nogle af fordelene ved at arbejde mere struktureret og bruge et smart værktøj til dokumentstyring:

Sikkerhed

Administreret og sikker dokumentstyring giver fuld kontrol over henvisninger, adgang og format.

Brugervenlighed

Et brugervenligt værktøj fører til mindre bøvl, frustration og sløseri.

Overholdelse

Lettere at opfylde lovkrav og ISO-standarder gennem mulighed for sporbarhed og signering.

Tilgængelighed

Søg hurtigt og på forskellige måder afhængigt af situationen. Information er aldrig langt væk.

Søgbare dokumenter og muligheden for at have virtuelle mapper, der viser dokumenter baseret på deres egenskaber, har været meget nyttigt. Det giver os mulighed for at formidle relevant information til den rette person på det rette tidspunkt.

TEKNIK

Et værktøj til
alle dine dokumenter

Med CANEA Document får du et kontrolleret, sikkert og struktureret miljø til forretningskritisk dokumentstyring. Administrer alle typer dokumenter i det samme brugervenlige værktøj, på en tilpasset måde til hver dokumenttype – lige fra kontroldokumenter til manualer, formularer, aftaler og skabeloner.

En del af en samlet løsning

CANEA Document er et af fem brugervenlige moduler, der indgår i vores platform CANEA ONE. Modulerne kan sagtens bruges hver for sig, og tilsammen udgør de et samlet system til effektiv virksomhedsledelse, der forbinder strategier, projekter, processer, sager og dokumenter.

Læs mere om CANEA ONE

ERFARING

Find det rigtige hurtigt og nemt

Vi har arbejdet med udvikling af virksomheder siden 1994 og tilbyder ikke kun et komplet værktøj til dokumentstyring, men også viden i form af kurser og kyndige konsulenter. CANEA Document kombineret med en gennemtænkt struktur gør det nemt at finde det rigtige, hurtigt og nemt.

I 30 år har vi hjulpet organisationer med at udvikle sig. Kontakt vores eksperter for en demo, prisinformation eller mere materiale om CANEAs produkter og services på området.

Kontakt os

Træt af dokumenter, der hober sig ukontrolleret op?

Orden sparer tid og penge